Você confia nos fluxos de aprovação de viagens corporativas aplicados internamente dentro da sua empresa? Acredita que eles precisam ser revisados para se tornarem mais eficientes e ágeis?
Otimizar os processos é um princípio básico para alavancar os resultados e proporcionar melhores condições para seus colaboradores durante as viagens a trabalho. A combinação desses dois fatores ocorre quando o fluxo de viagens é gerenciado de maneira organizada.
Como fazer isso? Vamos descobrir a seguir neste artigo, onde vamos explicar detalhes de como funciona um bom fluxo de aprovação de viagens, sua importância e algumas dicas pontuais para otimizá-lo.
Como funciona um fluxo de aprovação de viagens corporativas?
O fluxo de aprovação de viagens corporativas varia bastante entre as empresas, já que cada uma possui volumetria e políticas internas completamente diferentes.
No entanto, existem alguns padrões semelhantes dentro desse processo que vamos explicar a seguir.
Solicitação da viagem
O funcionário que precisa viajar para fins corporativos inicia o processo preenchendo um formulário de solicitação de viagem.
Esse documento geralmente inclui detalhes como o motivo da viagem, datas de partida e retorno, destino, orçamento estimado e quaisquer outras informações relevantes.
Revisão interna
A solicitação de viagem é encaminhada para o departamento responsável pela gestão de viagens ou para o gerente direto do funcionário.
Eles revisam a solicitação para garantir que esteja completa e em conformidade com as políticas da empresa.
Aprovação ou rejeição da solicitação de viagem corporativa
O fluxo continua após a aprovação inicial. Se a solicitação atender aos critérios estabelecidos, o gerente direto ou o departamento de gestão de viagens aprovará a viagem.
Em alguns casos, dependendo do nível de autoridade, pode ser necessária a aprovação de vários níveis de gestão.
Verificação de disponibilidade e reserva
Após a aprovação inicial, o departamento de gestão de viagens ou o próprio funcionário responsável pode proceder à reserva de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e outras necessidades de viagem.
Eles também verificam a disponibilidade e tentam encontrar as opções mais convenientes e econômicas, respeitando sempre a política de viagens corporativas definida.
Confirmação e documentação para viagens corporativas
Uma vez que as reservas são feitas, são gerados documentos de viagem, como itinerários e confirmações de reserva. Esses documentos são enviados ao funcionário para revisão e confirmação.
Aprovação final e financiamento
Antes da partida, a solicitação de viagem e os custos associados são revisados novamente para aprovação final.
Isso envolve garantir que o orçamento esteja sendo seguido e que todas as despesas sejam razoáveis e necessárias para o objetivo da viagem.
Em algumas empresas, pode ser necessário que o departamento financeiro aprove o financiamento da viagem antes da partida.
Reembolso e prestação de contas
Após o retorno da viagem corporativa, o funcionário geralmente é obrigado a apresentar um relatório de despesas (adicionar link do artigo Relatório de Despesas de Viagem (RDV) para Gestores e Viajantes Corporativos: tudo que você precisa saber) detalhado, incluindo recibos, para reembolso de despesas incorridas durante a viagem.
Esse relatório é revisado e aprovado pelo departamento financeiro antes que o reembolso (Adicionar link do artigo Como Estruturar uma Política de Reembolso Eficaz para Viagens Corporativas) seja processado.
Tipos de fluxos de aprovação de viagens corporativas
Aprovação direta
Quando se trata de aprovação de viagens corporativas, uma prática comum é a aprovação pelo gerente direto do funcionário.
Este processo é fundamental para garantir que a viagem esteja alinhada com os objetivos e prioridades do departamento ou equipe envolvida.
O gerente direto, que geralmente tem uma compreensão mais ampla das responsabilidades e atividades do funcionário, revisa a solicitação de viagem para garantir que ela seja justificada e benéfica para o trabalho.
Essa abordagem fortalece a comunicação e o alinhamento entre gerentes e colaboradores.
Aprovação de múltiplos níveis
Em organizações maiores ou para viagens que envolvem altos custos ou complexidade, é comum adotar um sistema de aprovação de múltiplos níveis.
Nesse cenário, a solicitação de viagem passa por uma série de revisões e aprovações, começando pelo gerente direto do funcionário e progredindo para gerentes de níveis superiores ou até mesmo para a alta administração.
Cada nível de aprovação garante uma revisão minuciosa da viagem, considerando diversos aspectos, como orçamento, impacto no trabalho e conformidade com as políticas da empresa.
Embora esse processo possa parecer demorado, ele oferece uma camada adicional de controle e garantia para viagens que representam um investimento significativo de recursos da empresa.
Aprovação pelo departamento de gestão de viagens corporativas
Em algumas empresas, a gestão de viagens corporativas (adicionar link do artigo Maximizando a Gestão de Viagens Corporativas: Um Guia Prático sobre KPIs) é centralizada em um departamento dedicado, responsável por coordenar todas as atividades relacionadas.
Nesse contexto, a aprovação de viagens é delegada ao departamento de gestão de viagens, que atua como uma autoridade central para revisar e aprovar solicitações de viagem.
Ele garante que todas as viagens estejam em conformidade com as políticas da empresa, além de buscar as melhores opções em termos de custo e conveniência para os funcionários.
Aprovação automática
Para viagens de baixo custo ou rotineiras, muitas empresas implementam sistemas de aprovação automática.
Esses sistemas são configurados para aprovar automaticamente as solicitações de viagem que atendem a certos critérios predefinidos, como orçamento, destino e duração da viagem.
A automação desse processo permite que os funcionários recebam aprovação imediata para viagens simples e rotineiras, sem a necessidade de esperar pela revisão manual de um gerente ou departamento.
Dicas para otimizar o fluxo de aprovação de viagens corporativas
Existem excelentes maneiras de otimizar o fluxo de aprovação, seja por meio da automatização do sistema com uso de tecnologia, seja por meio de uma melhor gestão interna com superiores. Vamos a algumas dessas dicas:
- Padronização de processos: Estabeleça procedimentos claros para solicitação, revisão e aprovação de viagens. Isso inclui formulários padronizados, listas de verificação e políticas de viagem bem definidas.
- Utilização de tecnologia: Explore soluções tecnológicas, como a Kontrip, que oferece sistemas de gestão de viagens e softwares de automação de despesas, para simplificar e agilizar o processo.
- Acesso remoto: Permita que os funcionários solicitem e acompanhem o status de suas viagens remotamente, por meio de plataformas online ou aplicativos móveis. Isso proporciona mais flexibilidade e agilidade, especialmente para equipes distribuídas ou em trabalho remoto.
- Autorização hierárquica: Estabeleça níveis claros de autoridade para aprovação de viagens, com base na hierarquia organizacional. Isso ajuda a garantir uma revisão adequada e o envolvimento dos responsáveis pelos custos.
- Políticas de viagem flexíveis: Mantenha políticas de viagem atualizadas e flexíveis para atender às necessidades dos funcionários e da empresa. Isso inclui considerar opções de viagem econômicas, como tarifas de voo mais flexíveis e alternativas de hospedagem.
- Comunicação do dia a dia: Mantenha os funcionários informados sobre as políticas de viagem e quaisquer atualizações no processo. A comunicação clara e oportuna ajudam a evitar mal-entendidos e garantem conformidade.
- Feedback regular: Revise e ajuste o processo de aprovação de viagens com base no feedback dos funcionários e nas métricas de desempenho. Identifique áreas de melhoria e implemente mudanças para otimizar ainda mais o fluxo.
Ao implementar essas dicas, as empresas podem melhorar a eficiência, a transparência e o controle sobre o fluxo de aprovação de viagens corporativas, beneficiando tanto os funcionários quanto a organização como um todo.
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