No contexto das viagens corporativas, o Relatório de Despesas de Viagem (RDV) desempenha um papel fundamental na gestão financeira e estratégica das empresas. Este documento detalhado não apenas viabiliza o reembolso adequado dos gastos realizados pelos colaboradores em viagens de negócios, mas também fornece insights preciosos para a otimização de custos e o aprimoramento das políticas de viagem.

A fundamentação do RDV na estratégia de viagens corporativas

O RDV ultrapassa sua função primária de documentação financeira ao integrar-se ao núcleo da gestão estratégica e das políticas de viagens corporativas. Ele assegura que todos os gastos sejam minuciosamente registrados e reembolsados conforme as normas internas, além de oferecer aos gestores uma visão abrangente dos padrões de despesas, facilitando a identificação de áreas para redução de custos e melhorias nos processos.

Para gestores: estruturando e analisando um RDV

Desenvolver um RDV eficiente começa com a compreensão clara das políticas de viagens da empresa e a adoção de um sistema digital que otimize a coleta e organização dos dados. Os gestores devem assegurar que essas políticas sejam comunicadas claramente aos viajantes e que exista um processo de revisão rigoroso para verificar a precisão e conformidade dos RDVs enviados. A análise dos dados coletados é crucial para ajustar políticas e negociar contratos mais vantajosos com fornecedores.

Para viajantes: preenchendo um RDV Corretamente

Viajantes corporativos têm a responsabilidade de documentar detalhadamente suas despesas durante as viagens de negócios. É essencial manter os comprovantes de todas as transações e preencher o RDV de acordo com as diretrizes da empresa, categorizando as despesas de forma clara e precisa. Este processo não só facilita o reembolso como também contribui para uma gestão financeira eficaz das viagens corporativas.

Informações essenciais que um RDV deve conter

Para garantir a completude e a conformidade do RDV, é crucial que ele inclua:

Item	Descrição
Identificação do Viajante	Nome completo, cargo e departamento do colaborador que realizou a viagem.
Data da viagem	Período detalhado da viagem.
Motivo da viagem	Descrição breve do propósito da viagem.
Itinerário	Destinos visitados e trajetos realizados.
Despesas de transporte	Custos com passagens aéreas, trem, táxi, aluguel de carro, etc.
Acomodação	Detalhes de hotéis ou outras formas de hospedagem, incluindo datas de estadia.
Alimentação	Gastos com refeições durante a viagem.
Comunicação	Despesas com telefone, internet ou outros meios de comunicação.
Materiais e suprimentos	Compras de materiais necessários para a viagem ou reuniões.
Outras despesas	Qualquer outro gasto relevante à viagem, como taxas de conferência ou emergências.
Comprovantes	Recibos e notas fiscais correspondentes a cada despesa registrada.
Comparativo Orçamentário	Uma comparação, quando aplicável, entre o orçamento previsto para a viagem e as despesas reais, incluindo justificativas para quaisquer desvios significativos.
Observações e Justificativas	Comentários adicionais sobre despesas extraordinárias ou justificativas para despesas que podem não se alinhar estritamente às políticas de viagem da empresa.
Assinatura do Viajante	O colaborador que realizou a viagem deve assinar o RDV, atestando a veracidade e precisão das informações reportadas.
Aprovação do Gestor	O gestor direto ou o responsável pela aprovação de viagens na empresa deve revisar e assinar o RDV, confirmando que as despesas estão em conformidade com as políticas corporativas e autorizando o reembolso.
Processo de Aprovação Adicional	Dependendo das políticas da empresa, pode ser necessário obter aprovações adicionais de outros departamentos, como o financeiro ou de compliance, especialmente para despesas significativas ou excepcionais.

Imagem: Tabela com elementos essenciais que devem constar em um Relatório de Despesas de Viagem (RDV)

Detalhando as despesas em um RDV: reembolsáveis x não reembolsáveis

A clareza na categorização das despesas é vital para a precisão do RDV. Em geral, as despesas podem ser divididas em duas grandes categorias: reembolsáveis e não reembolsáveis, conforme as políticas da empresa.

Despesas reembolsáveis tipicamente incluem:

• Transporte: passagens aéreas, táxi, aluguel de carro, combustível, pedágios e transporte público.
• Hospedagem: diárias de hotel ou acomodações similares.
• Alimentação: refeições durante a viagem, dentro de limites orçamentários estabelecidos pela política da empresa.
• Comunicações: custos com internet móvel e chamadas necessárias para a realização dos negócios.
• Material de trabalho: materiais imprescindíveis adquiridos para a execução das atividades de negócios durante a viagem.

Despesas Geralmente Não Reembolsáveis:

• Entretenimento pessoal: atividades de lazer, como visitas a pontos turísticos.
• Gastos excessivos com alimentação: refeições que excedam o limite diário estabelecido pela empresa.
• Despesas com acompanhantes: custos associados a pessoas que viajam com o colaborador, mas não estão envolvidas nas atividades de negócios.

Apresentando e comunicando o RDV: uma abordagem detalhada

Uma vez que o RDV está completo, apresentá-lo e comunicá-lo de maneira efetiva torna-se crucial para garantir não só a rápida aprovação das despesas, mas também para fornecer insights valiosos aos tomadores de decisão da empresa. 

A forma como o RDV é comunicado pode influenciar diretamente na gestão financeira das viagens corporativas e na otimização das políticas de viagem.

Comunicando o RDV

Identifique o público-alvo: determine quem dentro da organização precisa receber o RDV. Isso pode incluir o departamento financeiro, a gestão de recursos humanos e, em alguns casos, a liderança executiva, dependendo do propósito e do resultado da viagem.

Escolha o canal de comunicação apropriado: dependendo das práticas da empresa, o RDV pode ser submetido através de um sistema interno, por e-mail ou durante uma reunião dedicada. Certifique-se de que o canal escolhido seja seguro e esteja em conformidade com as políticas de privacidade e proteção de dados da empresa.

Solicite feedback: encoraje a recepção de feedback sobre o RDV, seja em termos de formato, conteúdo ou mesmo sobre as despesas relatadas. Isso não só pode ajudar a aprimorar os processos futuros, como também promove um diálogo aberto sobre a gestão de viagens corporativas.

Acompanhamento: após a submissão do RDV, mantenha-se disponível para esclarecer quaisquer dúvidas ou fornecer informações adicionais que possam ser solicitadas pelos revisores. Um acompanhamento proativo pode acelerar o processo de aprovação e reembolso.

Erros Comuns no RDV e Estratégias Preventivas

Certos erros podem comprometer a eficiência de todos os processos citados anteriormente, resultando em atrasos no reembolso e na aprovação das despesas. Reconhecer e evitar esses erros é fundamental para gestores e viajantes. Aqui estão alguns equívocos frequentes e como preveni-los:

1. Falta de Documentação Adequada:

• Erro: não guardar ou perder recibos e comprovantes das despesas durante a viagem.
• Prevenção: incentive os viajantes a digitalizar e organizar comprovantes eletronicamente em tempo real. Aplicativos de gestão de despesas podem facilitar esse processo, permitindo o upload instantâneo e a categorização de recibos.

2. Submissão Tardia do RDV:

• Erro: entregar o relatório após o prazo estabelecido pela política da empresa, potencialmente atrasando o processo de reembolso.
• Prevenção: estabeleça lembretes automáticos para os viajantes e crie um cronograma realista que considere o retorno da viagem e o tempo necessário para compilar o relatório.

3. Desatenção às Políticas de Viagem:

• Erro: incluir despesas no RDV que não estão em conformidade com as políticas de viagem da empresa.
• Prevenção: garanta que as políticas de viagem estejam bem documentadas, facilmente acessíveis e claramente comunicadas a todos os viajantes. Sessões de treinamento ou webinars podem ser úteis para esclarecer dúvidas.

4. Classificação Incorreta de Despesas:

• Erro: categorizar despesas de forma equivocada, o que pode levar a confusão e atrasos na aprovação do RDV.
• Prevenção: forneça aos viajantes uma lista de categorias de despesas padrão e exemplos de como classificar cada tipo de gasto corretamente.

5. Não Verificar o RDV Antes da Submissão:

• Erro: enviar o relatório sem uma revisão prévia, correndo o risco de incluir erros ou omissões.
• Prevenção: crie um checklist de verificação para os viajantes revisarem seus RDVs antes da submissão, assegurando que todas as informações estejam completas e corretas.

Maximizando a Eficiência do RDV com Dashboards Estratégicos

 

No universo das viagens corporativas, uma gestão eficaz do Relatório de Despesas de Viagem (RDV) se torna fundamental para manter o controle financeiro e otimizar políticas de viagem. Uma ferramenta poderosa nesse processo é o uso de dashboards com informações estratégicas sobre as despesas, que podem transformar radicalmente a maneira como as empresas abordam a gestão de viagens corporativas. A Kontrip, reconhecendo a importância dessa abordagem, incorpora funcionalidades avançadas em sua plataforma para proporcionar uma visão abrangente e detalhada das viagens e despesas.

Visão Integrada

A capacidade de acompanhar todos os pedidos e as próximas viagens em tempo real oferece aos gestores uma visão integrada das atividades de viagem da empresa. Isso não só facilita o monitoramento e a aprovação de despesas proativamente, mas também ajuda na identificação rápida de oportunidades para ajustes estratégicos, assegurando que as políticas de viagem estejam sendo seguidas eficientemente.

Resumo de Despesas

Com a funcionalidade de resumo de despesas, os gestores podem monitorar gastos com passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros de forma simplificada. Isso permite uma análise rápida dos principais focos de despesa, viabilizando uma gestão orçamentária mais eficaz e a tomada de decisões baseadas em dados para negociações com fornecedores.

Filtros e Rankings

A plataforma da Kontrip vai além, oferecendo análises detalhadas com filtros avançados, que possibilitam aos gestores acessar informações específicas sobre viajantes, destinos e tipos de despesas. Além disso, os rankings de top viajantes e um mapa com os destinos mais visitados pela empresa trazem insights valiosos sobre padrões de viagem, permitindo a identificação de comportamentos de viagem e a promoção de práticas de viagem mais econômicas.

Relatórios Customizáveis

A possibilidade de adaptar relatórios às necessidades específicas da empresa transforma a análise de dados de viagem em uma ferramenta estratégica para obtenção de insights precisos e relevantes. 

Conclusão

O Relatório de Despesas de Viagem (RDV) é essencial para uma gestão eficaz e transparente das viagens corporativas. Ele não só facilita o reembolso e o controle dos gastos, mas também oferece insights valiosos para otimizar as políticas de viagem. Implementar processos claros de elaboração, submissão e aprovação do RDV, especialmente com o auxílio de ferramentas digitais, como a Kontrip, pode significativamente aprimorar a eficiência e a economia nas viagens de negócios.