No atual contexto corporativo, o gestor de viagens desempenha um papel estratégico fundamental. Sua responsabilidade vai muito além de simplesmente reservar passagens e organizar hospedagens; ele é o principal responsável por garantir que todas as viagens corporativas sejam realizadas de forma eficiente, econômica e dentro das políticas da empresa.
Ao otimizar os processos de viagem, o gestor contribui diretamente para a redução de custos e para a produtividade dos colaboradores em deslocamento, ao mesmo tempo em que cuida da segurança e bem-estar dos viajantes. Além disso, ele tem a função crucial de analisar dados, gerenciar fornecedores e buscar soluções que estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
O que faz um gestor de viagens?
O gestor de viagens corporativas tem a missão de planejar, organizar e supervisionar todas as viagens da empresa. Mas sua atuação vai muito além de simples reservas de passagens e hospedagens. Esse profissional também é responsável por garantir que as viagens estejam em conformidade com as políticas internas da empresa, otimizando custos e garantindo o bem-estar dos colaboradores.
Entre as principais funções desse profissional, destacam-se:
- Planejamento e logística de viagens: O gestor precisa criar um planejamento detalhado para cada viagem, desde a escolha das melhores opções de voo e hotel até o aluguel de carros e organização de transportes locais. A eficiência logística é crucial para evitar desperdícios de tempo e dinheiro.
- Redução de custos: Um dos principais objetivos do gestor de viagens é a redução de custos. Isso inclui negociar tarifas especiais com fornecedores, escolher voos e hotéis mais econômicos sem comprometer a qualidade, e buscar soluções que maximizem o retorno sobre o investimento da empresa em viagens.
- Cumprimento de políticas internas: Outro papel fundamental é garantir que todas as viagens estejam alinhadas com as políticas internas da empresa, que podem incluir limites de gastos, critérios de escolha de fornecedores e até regras sobre o bem-estar dos colaboradores durante as viagens.
- Uso de tecnologia e relatórios de desempenho: O uso de plataformas especializadas para gestão de viagens, como a da Kontrip, facilita a criação de relatórios detalhados e análises estratégicas. O gestor de viagens pode usar esses relatórios para identificar padrões de gastos, oportunidades de savings, e ajustar as políticas de viagem da empresa conforme necessário.
Como um gestor de viagens otimiza custos?
A redução de custos é um dos grandes desafios das empresas que realizam muitas viagens corporativas. O gestor de viagens deve encontrar maneiras de reduzir os custos sem comprometer a qualidade e o conforto dos colaboradores. Algumas das estratégias mais comuns incluem:
- Identificação de despesas desnecessárias: Ao analisar relatórios de viagens anteriores, o gestor pode identificar gastos que não trazem valor à empresa, como tarifas de voos fora dos horários de pico ou reservas em hotéis que não oferecem o suporte necessário para os viajantes.
- Comparação de fornecedores: O gestor tem a função de realizar comparações entre diferentes fornecedores e buscar as melhores condições. Isso pode incluir voos mais baratos, hotéis que ofereçam tarifas corporativas e locadoras de veículos com melhores pacotes. Com a plataforma da Kontrip, essa comparação é feita em segundos, em poucos cliques.
Sustentabilidade e bem-estar dos colaboradores
A escolha por opções de transporte mais ecológicas, hotéis que seguem práticas sustentáveis e a preocupação com o conforto e segurança dos viajantes são pautas que têm ganhado relevância no mundo corporativo. Viajar a trabalho de maneira ecologicamente correta pode ter um impacto grande (e positivo!) no meio-ambiente. De acordo com um relatório do World Travel and Tourism Council (WTTC), 20% dos gastos em viagens estavam relacionados às viagens de negócios, no ano de 2021.
Além disso, o bem-estar dos colaboradores é um ponto chave na gestão de viagens. Isso significa escolher opções de voo que minimizem o cansaço dos viajantes, selecionar hotéis que ofereçam conforto e praticidade, e garantir que o colaborador tenha todo o suporte necessário durante a viagem.
Como a tecnologia facilita o trabalho do gestor de viagens?
O papel do gestor de viagens tem se transformado com o uso crescente da tecnologia. Ferramentas como a Kontrip são essenciais para automatizar processos e trazer maior eficiência à gestão de viagens. Com uma plataforma como essa, o gestor pode:
- Automatizar a coleta de informações: A Kontrip permite que o gestor colete e organize todos os dados das viagens de forma automática, eliminando a necessidade de controle manual. Isso reduz o risco de erros e aumenta a precisão dos relatórios.
- Visualizar dados em tempo real: A plataforma oferece uma visualização completa dos gastos de viagem em tempo real, permitindo que o gestor tenha maior controle sobre o orçamento da empresa e identifique oportunidades de economia durante o processo.
- Contar com atendimento 24/7: Em viagens corporativas, imprevistos acontecem. A Kontrip oferece suporte contínuo para resolver problemas que possam surgir, garantindo que os colaboradores estejam sempre amparados, seja em questões relacionadas a voos, hospedagens ou transportes.
O futuro do gestor de viagens
Com o avanço da tecnologia e a crescente demanda por eficiência nas operações corporativas, o papel do gestor de viagens continuará a evoluir. Ferramentas como a Kontrip serão cada vez mais essenciais para garantir que as empresas otimizem seus gastos, sigam suas políticas internas e proporcionem o melhor suporte possível aos seus colaboradores.
Se você é um gestor de viagens ou está buscando soluções para otimizar a gestão de viagens na sua empresa, a Kontrip é a ferramenta ideal para transformar o modo como você planeja e executa suas viagens corporativas.
