Estabelecer políticas claras para viagens corporativas é fundamental para qualquer empresa que deseja otimizar custos, fornecer a segurança dos funcionários e manter um bom nível de produtividade durante as viagens.
Segundo dados da Global Business Travel Association (GBTA), empresas com políticas de viagem bem estabelecidas economizam até 20% nos custos de viagens.
A seguir, exploraremos as razões pelas quais essas políticas são essenciais e como podem beneficiar tanto a empresa quanto os colaboradores.
Controle de custos
Um dos principais motivos para definir políticas claras para viagens corporativas é o controle de custos.
Sem diretrizes específicas, os gastos com viagens podem rapidamente sair do controle, impactando negativamente o orçamento da empresa.
Políticas bem definidas ajudam a garantir que os gastos sejam previsíveis e alinhados com os objetivos financeiros da organização.
Segurança dos funcionários
A segurança dos funcionários durante viagens corporativas é uma preocupação crescente, especialmente em um mundo pós-pandemia. Políticas claras podem incluir diretrizes sobre hospedagem segura, opções de transporte confiáveis e procedimentos de emergência.
De acordo com um estudo da International SOS, 70% das empresas implementaram medidas de segurança mais rigorosas para viagens de negócios nos últimos anos.
Definir políticas claras para viagens corporativas também pode melhorar a produtividade e o bem-estar dos funcionários. Viagens bem planejadas, que incluem tempo suficiente para descanso e recuperação, ajudam os colaboradores a manterem o foco e a eficiência.
Conformidade legal e fiscal
Políticas de viagem ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais, evitando multas e complicações legais.
Além disso, essas políticas podem ajudar na gestão fiscal, garantindo que todas as despesas sejam devidamente documentadas e dedutíveis.
Podemos falar ainda da sustentabilidade. Com a crescente preocupação com a sustentabilidade, políticas claras podem incluir diretrizes sobre viagens verdes, como escolher companhias aéreas com práticas sustentáveis ou preferir meios de transporte menos poluentes.
Benefícios de políticas de viagens corporativas para funcionários
Além dos benefícios para a empresa, políticas claras de viagens corporativas também trazem vantagens significativas para os funcionários:
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Com políticas que permitem a combinação de negócios e lazer (conhecido como “bleisure”), os funcionários podem desfrutar de um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.
Uma pesquisa da TRLV, 85% dos viajantes corporativos brasileiros aproveitam o tempo livre em restaurantes.Já 53,13% fazem compras e 48,56% visitam atrações turísticas.
Motivação e satisfação no trabalho
Políticas que incentivam o bleisure podem aumentar a motivação e a satisfação dos funcionários.
A perspectiva de explorar novos destinos e culturas durante viagens de trabalho pode ser um fator motivador significativo.
Desenvolvimento pessoal e profissional
Viagens corporativas podem ainda ser uma oportunidade para desenvolvimento pessoal e profissional.
Participar de conferências, workshops e reuniões em diferentes locais expande o conhecimento e as habilidades dos funcionários.
Além disso, a exposição a diferentes culturas e formas de fazer negócios pode enriquecer a experiência profissional.
Implementação de políticas de viagens corporativas
Para que as políticas de viagens corporativas sejam eficazes, é essencial que sejam implementadas de maneira consistente e comunicadas claramente a todos os funcionários. Aqui estão algumas etapas recomendadas:
- Definição de diretrizes claras: estabeleça regras específicas sobre reservas de passagens, escolha de hotéis, uso de transporte e limite de despesas.
- Tecnologia de gestão de viagens: utilize plataformas e ferramentas de gestão de viagens, como a Kontrip, para monitorar e controlar as despesas, além de facilitar o planejamento e a reserva de viagens.
- Treinamento e comunicação: ofereça treinamentos regulares e garanta que todos os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos de viagem.
- Feedback contínuo: recolha feedback dos funcionários sobre suas experiências de viagem e ajuste as políticas conforme necessário para melhor atender às suas necessidades.
- Auditoria e revisão: realize auditorias periódicas para garantir que as políticas estão sendo seguidas e revise-as regularmente para adaptá-las às mudanças nas necessidades da empresa e do mercado.
O papel da Kontrip
A Kontrip é uma plataforma que facilita a gestão de viagens corporativas, ajudando empresas a implementar políticas claras e eficientes.
Com ela, sua empresa pode monitorar despesas, reservar passagens aéreas, acomodação e transporte de forma centralizada e eficaz, garantindo que todas as viagens estejam em conformidade com as diretrizes estabelecidas.
