Planejar viagens corporativas pode ser um desafio significativo para pequenas empresas, especialmente aquelas que estão começando a expandir suas atividades para além do local. No entanto, com um planejamento cuidadoso e uma abordagem estratégica, até as menores empresas podem gerenciar suas viagens de forma eficiente e econômica. Este artigo oferece um guia completo para pequenas empresas sobre como começar a planejar viagens corporativas, incluindo estratégias práticas e uma checklist útil para consulta rápida.

Como funcionam as viagens corporativas?

Viagens corporativas são essenciais para as operações de negócios, permitindo a expansão, o fortalecimento de relações e o desenvolvimento de habilidades. O processo começa com o planejamento cuidadoso e a justificação da necessidade de cada viagem, seguido pela aprovação dentro das diretrizes orçamentárias da empresa. 

Uma vez aprovada, geralmente por gestores ou através de sistemas automatizados, a organização logística entra em ação, envolvendo reservas de voos, hospedagem e transporte local. 

As políticas de viagem estabelecidas determinam procedimentos de reserva, gastos e reembolsos, garantindo que tudo seja gerenciado de maneira consistente e econômica. Tecnologias como plataformas de gestão de viagens simplificam esse processo, permitindo desde a reserva até a análise de despesas, facilitando o controle e a eficiência operacional.

Como planejar uma viagem corporativa

Planejar uma viagem corporativa exige atenção aos detalhes e uma compreensão clara dos objetivos de negócios envolvidos. É um processo estratégico que alinha as necessidades de viagem com as metas da empresa, garantindo eficiência e retorno sobre o investimento. Confira todos os passos a seguir.

Definição de Objetivos de Viagem

Antes de embarcar no planejamento de qualquer viagem, é crucial definir claramente por que sua empresa precisa viajar. As viagens podem ser para networking, fechamento de vendas, exploração de novos mercados, participação em conferências, ou para desenvolvimento de equipe. Compreender os objetivos ajudará a direcionar todos os outros aspectos do planejamento de viagens, incluindo orçamento, escolha de destinos e alocação de recursos.

Estabelecimento de Políticas de Viagem

Uma política de viagem eficaz fornece a estrutura necessária para o processo de planejamento. Ela deve abordar:

• Aprovação de Viagens: defina quem pode viajar e quais critérios devem ser atendidos para iniciar o processo de aprovação.
• Orçamento de Viagem: inclua limites de gastos detalhados para transporte, acomodação e outras despesas diárias.
• Preferências de Fornecedores: identifique fornecedores preferenciais para voos, hotéis e serviços de transporte.
• Processos de Reembolso: estabeleça um método claro e justo para o reembolso de despesas aos viajantes.

Planejamento e Alocação de Orçamento

Determinar um orçamento é crucial para controlar os custos e garantir que as viagens sejam tanto práticas quanto econômicas.

 

Elemento	Descrição
Identificar Necessidades de Viagem	Determine as razões pelas quais a viagem é necessária e como ela se alinha com os objetivos da empresa. Essencial para justificar a alocação de recursos.
Criação de um Orçamento Inicial	Defina um orçamento inicial baseado em uma estimativa das necessidades identificadas e os recursos disponíveis. Ideal para empresas que estão estabelecendo fundos para viagens pela primeira vez.
Estimativa de Custos de Viagem	Calcule uma previsão de custos para diferentes categorias de despesas, como transporte, acomodação e alimentação. Ajuda a prever gastos e planejar de acordo.
Estabelecimento de Prioridades Orçamentárias	Priorize o orçamento de viagens com base no retorno esperado, focando em viagens essenciais que oferecem maior valor.
Revisão e Ajuste de Orçamento	Revise periodicamente o orçamento de viagens com base nas despesas reais e faça ajustes conforme necessário para manter o controle financeiro.
Monitoramento Contínuo	Use ferramentas de monitoramento para acompanhar as despesas de viagem em tempo real e ajustar políticas e práticas de acordo com as tendências observadas.

 

Educação e Preparação dos Viajantes

A preparação adequada dos viajantes é um componente crucial para garantir que as viagens corporativas ocorram sem problemas. A educação e a preparação adequadas não apenas facilitam o processo de viagem, mas também asseguram que as políticas da empresa sejam cumpridas de maneira eficaz.

Começando com o treinamento sobre políticas de viagem, é fundamental que todos os viajantes compreendam completamente as diretrizes que regem suas deslocações. Isso inclui entender os procedimentos para reservas, gastos permitidos, como e onde fazer reivindicações de despesas, além das políticas de reembolso. Uma compreensão clara dessas políticas não apenas simplifica o processo para os viajantes, mas também reduz a incidência de erros e não conformidades que podem resultar em despesas desnecessárias ou mesmo em penalidades para a empresa.

Além do treinamento sobre as políticas, a preparação para emergências é igualmente vital. As empresas devem fornecer aos viajantes informações e recursos adequados para lidar com qualquer eventualidade durante suas viagens. Isso pode incluir contatos de emergência, informações sobre seguros de viagem, e orientações sobre como proceder em diferentes tipos de situações de emergência, desde problemas de saúde até questões legais ou de segurança. Equipar os viajantes com este conhecimento não só os protege, como também tranquiliza a empresa de que está minimizando os riscos associados às viagens corporativas.

Ao integrar efetivamente o treinamento de políticas e a preparação para emergências em seu programa de viagens, as empresas podem garantir que seus funcionários estejam bem preparados e informados, resultando em viagens mais seguras, conformes e eficientes.

 

Seleção de Ferramentas de Gestão de Viagens

A tecnologia é uma aliada valiosa na gestão de viagens corporativas. Plataformas como a Kontrip podem ajudar a:

• Reservar e Gerenciar Viagens: simplificar o processo de reserva e gerenciamento de itinerários.
• Controlar Despesas: monitorar despesas de viagem e alinhá-las com o orçamento previsto.
• Obter Relatórios Detalhados: analisar dados para otimizar futuras decisões de viagem.

No caso da Kontrip, basta cadastrar gratuitamente seu CNPJ na plataforma, pesquisar os destinos desejados e aproveitar condições diferenciadas para pequenas e médias empresas. Clique aqui para se cadastrar. 

Análise e Ajustes Pós-Viagem

A fase de análise e ajustes pós-viagem é vital para qualquer programa de viagens corporativas eficaz, pois permite uma avaliação contínua e o aprimoramento das práticas e políticas de viagem. Este processo não só ajuda a garantir que as viagens futuras sejam mais eficientes e alinhadas com os objetivos da empresa, mas também contribui para uma melhor compreensão do retorno sobre o investimento (ROI) das viagens realizadas.

Coleta de Feedback

O primeiro passo neste processo é a coleta de feedback dos viajantes. Isso pode ser feito através de questionários pós-viagem, entrevistas ou até mesmo reuniões informais. É essencial entender como os viajantes perceberam a viagem em termos de organização, alojamento, transporte e cumprimento dos objetivos de negócios. 

Este feedback fornece insights valiosos sobre quais aspectos da viagem funcionaram bem e quais precisam de melhorias. Além disso, a análise das experiências dos viajantes pode ajudar a identificar desafios inesperados que eles enfrentaram, desde problemas logísticos até questões de segurança.

Avaliação de ROI

Paralelamente à coleta de feedback, uma análise detalhada do ROI das viagens é crucial. Isso envolve medir o sucesso das viagens não apenas em termos de custos, mas também em relação ao valor gerado para a empresa. 

O ROI pode ser avaliado considerando o desenvolvimento de novos negócios, a satisfação do cliente, o impacto dos trajetos em projetos de longo prazo e o desenvolvimento profissional dos funcionários que viajaram. 

Esta análise ajuda a determinar se os recursos investidos em viagens estão sendo bem aproveitados e quais ajustes podem ser feitos para maximizar os benefícios dos futuros trajetos corporativos.

Ajuste de Políticas

Com base nos feedbacks recebidos e na análise de ROI, ajustes nas políticas de viagem devem ser considerados. Esses ajustes podem incluir mudanças nos processos de aprovação de viagem, atualizações nas políticas de gastos ou melhorias nas escolhas de fornecedores de serviços de viagem. 

As alterações na política devem refletir um equilíbrio entre custo, eficiência e satisfação dos viajantes, assegurando que as viagens continuem a contribuir positivamente para os objetivos estratégicos da empresa.

Implementação de Melhorias

Finalmente, a implementação efetiva das melhorias identificadas é essencial. Isso pode envolver a comunicação das novas políticas a todos os stakeholders, a realização de sessões de treinamento para atualizar os funcionários sobre novas práticas de viagem e o monitoramento contínuo da eficácia dessas mudanças através de novos ciclos de feedback e análise de ROI.

Ao integrar sistematicamente a análise e os ajustes pós-viagem em seu programa de gestão de viagens, as empresas podem não apenas melhorar continuamente suas práticas, mas também garantir que as viagens corporativas sejam uma ferramenta estratégica de valor agregado para a organização.

EXTRA: Como calcular o ROI das suas viagens corporativas

1. Identifique os Custos Totais

O primeiro passo para calcular o ROI é identificar todos os custos associados à viagem. Isso inclui:

• Passagens aéreas, transporte terrestre e custos de combustível.
• Hospedagem, alimentação e quaisquer taxas de serviço.
• Despesas com comunicação, como chamadas telefônicas e acesso à internet.
• Custos de inscrição em eventos ou conferências, se aplicável.

2. Quantifique os Benefícios Diretos

Os benefícios diretos são aqueles que podem ser facilmente quantificados em termos monetários. Exemplos incluem:

• Receita gerada por novos contratos assinados como resultado de reuniões de negócios.
• Economia obtida através de negociações de contrato realizadas durante a viagem.
• Valor de contratos ou parcerias estendidos devido ao engajamento face a face.

3. Avalie os Benefícios Indiretos

Os benefícios indiretos podem ser mais difíceis de quantificar, mas são igualmente importantes. Eles incluem:

• Melhoria nas relações com clientes ou parceiros, potencialmente levando a negócios futuros.
• Aumento da satisfação e retenção de funcionários devido a oportunidades de desenvolvimento profissional.
• Ganho de conhecimento e insights de mercado que podem ser aplicados em estratégias de negócio.

4. Calcule o ROI

Uma vez que todos os custos e benefícios tenham sido identificados e quantificados, o ROI pode ser calculado usando a seguinte fórmula:

ROI = (Benefício total – Custo total) / Custo Total x 100

5. Interprete os Resultados

Um ROI positivo indica que o valor gerado pelas viagens excede os custos, justificando o investimento. Um ROI negativo, por outro lado, sugere que os custos superam os benefícios, o que pode requerer uma revisão das políticas de viagem ou uma análise mais detalhada dos fatores contribuintes.

Checklist para Planejamento de Viagens Corporativas para Pequenas Empresas

Este checklist é projetado para ajudar pequenas empresas que estão começando a organizar viagens corporativas. Ele aborda as principais etapas e considerações necessárias para garantir um planejamento eficaz e eficiente:

Definir os Objetivos das Viagens: clarifique os propósitos das viagens e como eles se alinham aos objetivos estratégicos da empresa.

Estabelecer uma Política de Viagens: crie diretrizes claras que incluam procedimentos de aprovação, limites de gastos e regras de reembolso.

Determinar um Orçamento Inicial: defina um orçamento baseado nas necessidades de viagem e recursos disponíveis.

Selecionar Fornecedores de Serviços: escolha fornecedores para transporte, hospedagem e outros serviços, preferencialmente aqueles que ofereçam condições vantajosas para pequenas empresas.

Implementar Ferramentas de Gestão de Viagens: utilize softwares ou plataformas que ajudem na reserva, gestão de despesas e relatórios de viagem.

Treinar os Viajantes: assegure que todos os viajantes entendam as políticas de viagem e saibam como gerenciar e reportar suas despesas.

Planejar a Logística de Viagem: organize todos os detalhes da viagem, incluindo itinerários, reservas de voos e acomodações.

Estabelecer um Processo de Aprovação de Viagens: defina quem precisa aprovar as viagens e quais critérios devem ser atendidos para essa aprovação.

Desenvolver um Plano para Emergências: prepare um protocolo de segurança e emergência para os viajantes.

Monitorar e Avaliar as Viagens: implemente um sistema para coletar feedback e monitorar o sucesso das viagens em relação aos objetivos estabelecidos.

Realizar Revisões Periódicas das Políticas de Viagem: regularmente revise e ajuste as políticas de viagem com base na experiência e no feedback dos viajantes.

Analisar o ROI das Viagens: calcule o retorno sobre investimento para assegurar que as viagens estão contribuindo positivamente para os objetivos da empresa.

 

Conclusão

 

Ao iniciar o planejamento de viagens corporativas, pequenas empresas enfrentam desafios únicos, mas também oportunidades significativas para fomentar o crescimento e fortalecer parcerias comerciais. O sucesso neste empreendimento requer uma abordagem cuidadosa e estratégica, como delineado neste artigo. Ao definir claramente os objetivos das viagens, estabelecer políticas sólidas, gerenciar eficientemente o orçamento e utilizar as ferramentas certas, pequenas empresas podem maximizar o retorno sobre seus investimentos em viagens.