Política de viagens: passo a passo prático, voltado para a eficiência

Você já teve que desenvolver ou atualizar uma política de viagens corporativas?

É um processo trabalhoso, mas fundamental para trazer mais eficiência e economia para o planejamento de viagens da sua empresa. Além de, claro, garantir o maior conforto e segurança para seus colaboradores. 

Mas afinal, o que é política de viagens? Bem, ela define as regras e procedimentos para as viagens de negócios dos colaboradores, visando otimizar custos e garantir segurança. Ela também detalha como planejar, reservar, realizar despesas e reportar viagens, assegurando eficiência e conformidade.

Este artigo oferece um roteiro detalhado para estruturar ou revisar sua política, transformando-a em um instrumento valioso para a organização. Você pode usá-lo como checklist sempre que precisar. 

Aproveite bem a leitura!

Passo 1: Defina qual o objetivo da política de viagens e o alcance

Inicie identificando o objetivo principal da política (como controle de custos, segurança dos viajantes) e estabeleça o escopo, detalhando quais tipos de viagens (nacionais, internacionais, por tipo de transporte) e despesas serão cobertas (transporte, acomodação, alimentação, entretenimento etc.).

Passo 2: Estabeleça o Processo de Aprovação de Viagens

Crie um fluxograma de aprovação, especificando quem pode aprovar as viagens e em quais circunstâncias. Defina claramente as etapas, desde a solicitação até a aprovação final.

Não esqueça dos tópicos abaixo: 

• Hierarquia de aprovação (quem aprova, critérios de aprovação).
• Documentação necessária para solicitação (formulários, orçamentos).
• Prazos para submissão e resposta às solicitações de viagem.

Passo 3: Diretrizes para Reservas

Liste as etapas para reservar voos, acomodações e transporte terrestre. Inclua links ou contatos de fornecedores preferenciais e descreva como e quando usar esses recursos. Estabeleça políticas de reserva antecipada para economia.

Passo 4: Gerenciamento de Despesas

Delimite quais despesas são reembolsáveis e as não reembolsáveis. Estabeleça limites de gasto por categoria, priorizando como reduzir custos em viagens corporativas. Providencie um modelo ou sistema para a submissão de despesas e deixe bem claras as diferenças quanto as políticas de uso de cartões corporativos e o processo de reembolso com despesas pessoais.

Passo 5: Segurança e Saúde do Viajante

Elabore uma seção com diretrizes de segurança, incluindo contatos e procedimentos em caso de emergência médica ou de segurança no destino. Para viagens internacionais, adicione informações sobre seguros, saúde e documentação necessária para cada país. 

Passo 6: Uso de Tecnologia

Recomende ferramentas e aplicativos que facilitam a gestão da viagem e das despesas. 

Inclua um breve tutorial ou links para treinamentos sobre como utilizar essas tecnologias, como respeitar as políticas de uso de dados e se adaptar a comunicação possivelmente diferenciada no exterior.

Ofereça informações para suporte tecnológico disponível durante a viagem (contatos, acessos).

Passo 7: Coleta de Feedback e Atualizações

Implemente um sistema para coletar feedback dos colaboradores sobre suas experiências de viagem (questionários, entrevistas, caixa de sugestões). 

Use essas informações para fazer ajustes regulares na política. 

Pense na frequência e processo para revisão e atualização da política e sempre comunique as atualizações aos colaboradores.

Passo 8: Lançamento e Comunicação

Desenvolva um plano para lançar a nova política (sessões informativas, e-mails, intranet), incluindo sessões de treinamento e materiais de suporte (manuais, vídeos, FAQs). 

Comunique claramente como a política será aplicada e monitorada. Ofereça um ponto de contato para dúvidas sobre a política.

Passo 9: Monitoramento e Avaliação da política de viagens

Estabeleça métricas para avaliar a eficácia da política e seu impacto nas viagens corporativas. Exemplos de indicadores-chave de desempenho para avaliação da política: economia alcançada, satisfação dos viajantes, incidências de segurança.

Elabore relatórios periódicos sobre a eficácia da política (trimestrais, anuais).

Desenvolva um mecanismo de ajuste baseado em desempenho e feedback.

Seguindo estes passos, você estará apto a criar uma política de viagem corporativa que não só atenda às necessidades operacionais e financeiras da sua empresa, mas também assegure o bem-estar de seus colaboradores em trânsito. 

Esta abordagem passo a passo é projetada para facilitar a implementação, garantindo que nada seja deixado de lado no processo de desenvolvimento da política.