No mundo dinâmico das viagens corporativas, a capacidade de medir, analisar e otimizar o desempenho é mais crucial do que nunca. Com empresas buscando maximizar a eficiência de custos em viagens de negócios enquanto mantêm altos padrões de satisfação e segurança para os viajantes, a implementação de Key Performance Indicators (KPIs) se torna indispensável. 

Este artigo explora como os KPIs podem transformar a gestão de viagens corporativas, oferecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

A Importância dos KPIs na Gestão de Viagens Corporativas

 

Os KPIs em viagens corporativas servem como bússolas, guiando gestores através de dados complexos para identificar tendências, avaliar o desempenho contra metas estabelecidas e revelar oportunidades de melhoria. Eles são fundamentais para alinhar os gastos com viagens às estratégias de negócios mais amplas, garantindo que cada dólar investido contribua para o sucesso da empresa.

Como Extrair KPIs Efetivamente

Extrair KPIs eficazes requer uma combinação de tecnologia, processos claros e uma compreensão profunda das metas de negócios. Plataformas de gestão de viagens modernas oferecem ferramentas avançadas para capturar dados em tempo real, enquanto políticas de viagem bem estruturadas asseguram a aderência e relevância dos dados coletados. Integrar sistemas de relatório financeiro e feedback dos viajantes também enriquece a base de dados disponível para análise.

Acompanhamento e Análise de KPIs

O acompanhamento contínuo dos KPIs permite aos gestores manter um pulso firme sobre a eficácia das políticas de viagem e identificar rapidamente áreas que necessitam de atenção.

Aqui estão algumas dicas de KPIs essenciais em viagens corporativas:

1. Custo Total de Viagem (CTV)

• Definição: o CTV engloba todos os custos associados às viagens de negócios, incluindo transporte, hospedagem, alimentação e outros gastos variáveis.
• Dica de Uso: compare o CTV com orçamentos previstos e benchmarks do setor para identificar áreas de super ou sub investimento.

2. Adesão à Política de Viagens

• Definição: mede a porcentagem de reservas e despesas que seguem as diretrizes estabelecidas pela política de viagens da empresa.
• Dica de Uso: monitore regularmente para identificar tendências, áreas de não conformidade e oportunidades de atualização da política.

3. Economia Obtida em Viagens

• Definição: a diferença entre o custo estimado (se as diretrizes de reserva não fossem seguidas) e o custo real, permitindo visualizar a economia gerada pelo cumprimento da política de viagens.
• Dica de Uso: use este KPI para justificar e ajustar políticas de viagens, destacando o impacto positivo da gestão eficaz.

4. Satisfação do Viajante

• Definição: uma medida qualitativa, muitas vezes obtida através de pesquisas pós-viagem, que avalia a experiência geral do viajante.
• Dica de Uso: utilize feedbacks para melhorar políticas e serviços, garantindo que as viagens sejam não apenas custo-eficientes, mas também agradáveis e produtivas.

5. Taxa de Cancelamento e Alteração

• Definição: percentual de viagens canceladas ou alteradas em relação ao total planejado.
• Dica de Uso: analise as causas subjacentes para aprimorar o planejamento e a flexibilidade das políticas de viagem.

6. ROI de Viagens Corporativas

• Definição: calcula o retorno sobre o investimento das viagens, relacionando os custos das viagens aos resultados de negócios obtidos, como fechamento de vendas, aquisição de clientes ou sucesso de parcerias.
• Dica de Uso: associe despesas de viagem a resultados específicos para avaliar a efetividade das viagens e priorizar futuros investimentos.

7. ADVP – Tempo de Antecedência de Compra

• Definição: mede o tempo médio entre a reserva e a data de início da viagem, incentivando reservas antecipadas para economizar custos.

• Dica de Uso: incentive planejamentos de viagem antecipados para aproveitar tarifas mais baixas e reduzir gastos inesperados.

8.Cumprimento do Budget (Orçamento)

• Definição: compara os gastos reais de viagens com os orçamentos alocados, identificando o desempenho financeiro das políticas de viagem.
• Dica de Uso: utilize este KPI para ajustar políticas de viagem e práticas de reserva, alinhando os gastos às previsões orçamentárias.

9. Share de Acordo com Companhias Aéreas e Hotéis

• Definição: porcentagem de despesas com viagens concentradas em parceiros preferenciais, refletindo o sucesso em consolidar gastos e maximizar acordos corporativos.
• Dica de Uso: fortaleça parcerias e negocie melhores tarifas e condições, baseando-se na lealdade e no volume de gastos.

10. Cancelamento de Reservas com Custo

• Definição: a frequência e o impacto financeiro dos cancelamentos de viagens, incluindo taxas e multas.
• Dica de Uso: revise e ajuste políticas de cancelamento para minimizar custos e explorar opções de reserva flexíveis.

11. Share de Compras de Passagens Mais Baratas

• Definição: percentual de passagens adquiridas a tarifas inferiores às médias do mercado, indicando eficácia na obtenção de economias.
• Dica de Uso: promova a adoção de ferramentas e práticas que facilitam a comparação de preços e a escolha de opções mais econômicas.

12. Share de Adoção de Plataformas Online

• Definição: mede a proporção de reservas e gestão de viagens realizadas através de soluções tecnológicas online, em comparação com métodos tradicionais.
• Dica de Uso: encoraje o uso de plataformas digitais para aumentar a eficiência, reduzir erros e aproveitar políticas de viagem otimizadas.

13. Dias para Reembolso de Despesas para o Viajante

• Definição: o tempo médio necessário para processar e concluir o reembolso de despesas de viagem após a submissão pelo viajante.
• Dica de Uso: agilize o processo de reembolso para melhorar a satisfação do viajante e a eficiência administrativa.

14. Produtividade dos Colaboradores para Fazer uma Reserva e um Reembolso

• Definição: avalia o esforço e o tempo despendido pelos colaboradores para realizar reservas e processar reembolsos, refletindo a eficiência dos processos.
• Dica de Uso: simplifique e automatize processos de reserva e reembolso para reduzir o tempo e o esforço necessários, aumentando a produtividade geral.

15. Eficiência do Processo de Aprovação

• Definição: mede o tempo médio do processo de aprovação de viagens, desde a solicitação até a confirmação.
• Dica de Uso: identifique gargalos no processo de aprovação para implementar melhorias que acelerem decisões e aumentem a agilidade organizacional.

 

Exemplos Práticos de KPIs em Ação

Estudo de Caso 1

Uma empresa reduziu seus custos com viagens em 20% ao monitorar de perto o KPI de “Economia Obtida em Viagens”, ajustando suas negociações com fornecedores com base em dados concretos.

Estudo de Caso 2

Ao focar no KPI de “Satisfação do Viajante”, outra organização melhorou significativamente a adesão à política de viagens, resultando em viagens mais eficientes e viajantes mais felizes e produtivos.

Estudo de Caso 3

Uma empresa do setor tecnológico implementou uma análise detalhada do Custo Total de Viagem (CTV) e descobriu que gastos significativos estavam sendo direcionados para opções de última hora e taxas de alteração elevadas. 

Ao ajustar a política de viagens para incentivar reservas antecipadas e selecionar fornecedores com políticas de cancelamento mais flexíveis, a empresa conseguiu reduzir o CTV em 15%, melhorando o planejamento financeiro para futuras iniciativas de negócios.

Estudo de Caso 4

Enfrentando atrasos no processo de aprovação de viagens, uma consultoria global revisou e automatizou seu fluxo de trabalho de aprovações. Introduzindo um sistema de aprovação baseado em níveis hierárquicos e critérios específicos de projeto, a empresa reduziu o tempo médio de aprovação de viagens de 48 horas para 4 horas. Isso não apenas acelerou a capacidade dos consultores de atender aos clientes de forma eficaz, mas também melhorou a satisfação dos funcionários, que valorizaram a agilidade e a eficiência do novo processo.

Conclusão

Estes KPIs fornecem uma base sólida para gestores avaliarem e otimizarem continuamente a gestão de viagens corporativas. Ao se concentrar nestes indicadores, é possível obter insights valiosos que direcionam decisões estratégicas, melhoram a eficiência e maximizam o valor de cada viagem de negócios.