Controlar as despesas de viagem é um desafio constante para gestores financeiros e de viagens corporativas. A falta de organização e a dificuldade em identificar e categorizar cada gasto podem gerar impactos significativos no orçamento da empresa.
Mas por que essa tarefa é tão importante? A resposta é simples: ao controlar seus gastos com viagens, você consegue otimizar seus recursos, tomar decisões mais estratégicas e aumentar a transparência nos processos financeiros.
Ao classificar os gastos da sua viagem corporativa, é possível:
- Identificar os maiores custos: saber onde o dinheiro está sendo gasto permite tomar decisões mais assertivas para reduzir gastos.
- Comparar gastos entre viagens: analisar as despesas de diferentes viagens ajuda a identificar padrões e oportunidades de economia.
- Negociar melhores condições: com dados precisos sobre os gastos, é possível negociar melhores preços com fornecedores.
- Cumprir políticas internas: muitas empresas possuem políticas de viagens que definem limites de gastos e tipos de despesas permitidas.
Os desafios da gestão manual de despesas
A gestão manual de despesas de viagem é um processo trabalhoso e sujeito a erros. A falta de organização (notas fiscais perdidas, dados incompletos e dificuldade em encontrar informações relevantes) pode causar problemas.
Além disso, reunir todas as informações em um único lugar, como planilhas, pode ser desafiador e demorado. Isso também aumenta o risco de fraudes e a manipulação de dados pode levar a perdas financeiras para a empresa.
No final das contas, sem uma ferramenta de gestão eficiente, é difícil ter uma visão completa dos gastos com as viagens corporativas realizadas pelos funcionários da sua companhia.
Solução: uma plataforma de gestão de viagens corporativas
Uma plataforma de gestão de viagens oferece diversas funcionalidades que facilitam o controle e a otimização dos gastos. Ao automatizar a coleta de dados das despesas, dá para classificá-las de forma rápida e precisa e gerar relatórios com estes dados, permitindo identificar tendências e oportunidades de melhoria.
Isso também facilita a integração com sistemas de contabilidade, ERP e outros sistemas utilizados pela empresa.
A Kontrip oferece uma plataforma completa para que você realize a gestão financeira das suas viagens corporativas. Veja como utilizar esta ferramenta no vídeo abaixo:
As vantagens de usar a Kontrip para gerir a sua viagem corporativa
Com a Kontrip, você consegue explorar um painel interativo que mostra os dados de viagem em tempo real, facilitando o entendimento das tendências e padrões de gastos.
Você também poderá acessar gráficos, rankings e mapas customizados que oferecem uma análise profunda das despesas de viagem, divididas por setor (hospedagem, aéreo e aluguel de veículos).
A Kontrip também fornece ferramentas de análise para te ajudar a prever possíveis despesas, além do apoio de uma equipe especializada para tirar o máximo proveito das funcionalidades do dashboard, que vão garantir que todas as suas necessidades de gestão de viagens sejam atendidas.
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